Политика обработки персональных данных

ГЛАВА 1

Общие положения

Настоящее положение определяет Политику общества с ограниченной ответственностью «БЛС Солюшинс» (далее - ООО «БЛС Солюшинс, Оператор) в отношении обработки персональных данных лиц, обратившихся к Оператору (далее - Заявитель, Заявители) при осуществлении уставной деятельности в соответствии с Законом Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее - Закон) и иных законодательных актов Республики Беларусь в области обработки и защиты персональных данных. Термины и определения настоящего Положения соответствуют значениям, применяемым в законодательстве Республики Беларусь.

Основные понятия, используемые в Политике:

персональные данные - любая информация, относящаяся к идентифицированному физическому лицу или физическому лицу, которое может быть идентифицировано;

субъект персональных данных - физическое лицо, в отношении которого осуществляется обработка персональных данных; оператор - государственный орган, юридическое лицо Республики Беларусь, иная организация, физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель (далее, если не определено иное - физическое лицо), самостоятельно или совместно с иными указанными лицами, организующими и (или) осуществляющими обработку персональных данных; трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства; специальные персональные данные - персональные данные, касающиеся расовой либо национальной принадлежности, политических взглядов, членства в профессиональных союзах, религиозных и других убеждений, здоровья или половой жизни, привлечения к административной или уголовной ответственности, а также биометрических и генетических персональных данных; общедоступные персональные данные - персональные данные, распространенные самим субъектом персональных данных либо с его согласия или распространенные в соответствии с требованиями законодательных актов; обработка персональных данных - любое действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных; автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники; распространение персональных данных - действия, направленные на ознакомление с персональными данными неопределенного круга лиц; предоставление персональных данных - действия, направленные на ознакомление с персональными данными определенных лица или круга лиц; блокирование персональных данных - прекращение доступа к персональным данным без их удаления; удаление персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановление персональных данных в информационных ресурсах (системах), содержащих персональные данные, и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных; обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных; уполномоченное лицо - государственный орган, юридическое лицо Республики Беларусь, иная организация, физическое лицо, которое в соответствии с актом законодательства, решением государственного органа, являющегося оператором, либо на основании договора с оператором осуществляют обработку персональных данных от имени оператора или в его интересах; физическое лицо, которое может быть идентифицировано - физическое лицо, которое может быть прямо или косвенно определено, в частности через фамилию, собственное имя, отчество, дату рождения, идентификационный номер либо через один или несколько признаков, характерных для его физической, психологической, умственной, экономической, культурной или социальной идентичности; информационная сеть - совокупность информационных систем либо комплексов программно-технических средств информационной системы, взаимодействующих посредством сетей электросвязи; пользователь информационной системы и (или) информационной сети - субъект информационных отношений, получивший доступ к информационной системе и (или) информационной сети и пользующийся ими.

3. Целью настоящей Политики является определение порядка и условий обработки персональных данных для обеспечения защиты персональных данных от несанкционированного или случайного доступа к ним, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных при осуществлении Оператором уставной деятельности.

4. Действие Политики распространяется на бизнес-процессы Оператора, при осуществлении которых обрабатываются персональные данные.

5. Политика в электронном виде размещается на сайте Оператора: «blsspain-belarus.com», а также предоставляется в бумажном виде для ознакомления по просьбе Субъекта персональных данных.

Политика в бумажном виде хранится у специалиста внутреннего контроля по защите персональных данных.

ГЛАВА 2

ПРИНЦИПЫ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ. ОБРАБАТЫВАЕМЫЕ ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ И ЦЕЛИ ИХ ОБРАБОТКИ

6. Обработка (сбор, систематизация, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление и любые другие действия) персональных данных у Оператора основана на принципах обеспечения защиты информации о частной жизни физического лица и его персональных данных, прав и свобод.

7. Обработка персональных данных у Оператора осуществляется в соответствии со следующими принципами:

обработка персональных данных осуществляется в соответствии с Законом и иными актами законодательства;

обработка персональных данных соразмерна заявленным целям их обработки и обеспечивает на всех этапах такой обработки справедливое соотношение интересов всех заинтересованных лиц;

обработка персональных данных осуществляется с согласия Субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных Законом и иными законодательными актами. В случае обработки персональных данных без согласия Субъекта персональных данных цели обработки персональных данных устанавливаются Законом и иными законодательными актами;

обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее заявленных законных целей. Не допускается обработка персональных данных, не совместимая с первоначально заявленными целями их обработки. В случае необходимости изменения первоначально заявленных целей обработки персональных данных Оператор получает согласие Субъекта персональных данных на обработку его персональных данных (далее – согласие) в соответствии с измененными целями обработки персональных данных при отсутствии иных оснований для такой обработки, предусмотренных Законом и иными законодательными актами;

содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствует заявленным целям их обработки. Обрабатываемые персональные данные не являются избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;

обработка персональных данных носит прозрачный характер. В этих целях Субъекту персональных данных в случаях, предусмотренных Законом и настоящей Политикой, предоставляется соответствующая информация, касающаяся обработки его персональных данных;

Оператор принимает меры по обеспечению достоверности обрабатываемых им персональных данных, при необходимости обновляет их;

хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей идентифицировать Субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.

Политика определяет порядок обработки персональных данных Заявителя, полученных посредством подачи документов для получения виз стран Шенгенского соглашения в(из) соответствующих консульств (туристических, деловых и иных поездок), доставке документов, а также передачи в консульства биометрических данных.

Настоящая Политика не регулирует обработку персональных данных работников, обработку cookies.

Оператором является общество с ограниченной ответственностью «БЛС Солюшинс» расположенное по адресу: Республика Беларусь, г. Минск, ул. Толстого 8-2, 2 этаж, УНП: 193623587.

ООО «БЛС Солюшинс» предоставляет логистические услуги по приему документов для получения визы стран шенгенского соглашения, разрешения или проездного документа от имени Заказчика и в соответствии с заключённым с ним договором относительно таких услуг.

Осуществляя предварительную запись на подачу документов, Заказчик передает персональные данные для организации визита в визовый центр, а также информировании консульства о намерении Заказчика подать документы в консульство для получения визы, разрешения или иного проездного документа.

Передаваемые Заказчиком персональные данные при создании личного кабинета и осуществления предварительной записи:

- фамилия, имя, дата рождения, номер паспорта, срок действия паспорта, гражданство, номер телефона, идентификационный номер, фотография, e-mail (в зависимости от консульства, в которое записывается Заявитель, объем предоставляемых данных может отличаться).

Цель обработки персональных данных:

- бронирование даты и времени записи Заявителем для визита в визовый центр, верификация Заявителя на входе в визовый центр и информирование консульства о Заявителе.

Правовое основание сбора персональных данных:

- согласие Заявителя. Оператор получает согласие на обработку персональных данных Заявителя при регистрации личного кабинета пользователя.

Заключив договор с Оператором, Заявитель поручает Оператору выполнить комплекс действий по обработке персональных данных, сортировке документов, внесению в информационную систему данных для оформления краткосрочных виз под различные цели поездки, доставке документов в (из) соответствующих консульств, передаче биометрических данных в Консульство и т.д. Перечень требуемых персональных данных может меняться в зависимости от страны, в которую подаётся заявление на визу (разрешение) или проездной документ. Этот список определяется правительством (дипломатической миссией), которые определяют цель обработки персональных данных, которые будут собраны, обработаны и переданы ООО «БЛС Солюшинс» в рамках подачи документов на получение визы. Это значит, что оператором персональных данных в отношении данного процесса является консульство (иностранное государство). ООО «БЛС Солюшинс» уполномочено консульствами, от имени которых мы работаем, на осуществление услуг по сбору персональные данных Заявителя в том числе биометрических персональных данных в рамках обработки заявлений на получение визы, разрешения или иного проездного документа.

Список документов и иных данных, необходимых для получения виз (разрешений) или проездных документов, приведён на веб-сайте ООО «БЛС Солюшинс»: Minsk Belarus BLS Spain Visa: Short term (Maximum stay of 90 days) Spain Visa from Minsk Belarus (blsspain-belarus.com) [вкладка необходимые документы].

Персональные данные, собираемые для консульств:

• данные, указанные в заявлении: фамилия, имя, дата рождения, место рождения, страна рождения, гражданство, гражданство при рождении (если отличается), иное имеющееся гражданство, пол, семейное положение, идентификационный номер (если имеется), тип документа удостоверяющий личность в международных поездках, номер проездного документа, дата выдачи, срок действия проездного документа, кем выдан, родственная связь с гражданином ЕС, ЕЭЗ или Швейцарии, домашний адрес, номер телефона, адрес электронной почты, страна проживания если не является страной гражданства (вид на жительство или равноценный документ), профессиональная деятельность, место работы (адрес и телефон работодателя; для студентов, школьников - название и адрес учебного заведения), цель поездки, данные о поездке (страна назначения, дата и время начала и окончания поездки, иные данные);
• фамилия(и), имя (имена), лица (лиц), адрес проживания и адрес электронной почты приглашающего(их), в государство Шенгенского соглашения. В случае отсутствия приглашающей стороны - название гостиницы (гостиниц) или адрес временного пребывания на территории государства участника Шенгенского соглашения;
• биометрические данные: фотография, отпечатки пальцев;
• паспортные данные, содержащиеся в копиях страниц паспорта;
• данные, содержащиеся в медицинской страховке;
• в случае несовершеннолетних - фамилия, имя, адрес (места пребывания или места регистрации), если отличается от адреса заявителя, номер телефона, адрес электронной почты и гражданство обладателя родительских прав (законного опекуна);
• данные, указанные в справке с места работы - занимаемая работником должность, дата трудоустройства и дата окончания трудового договора или контракта (если применимо), размер заработной платы за последние три месяца (не обязательно);
• в случае индивидуальных предпринимателей - данные, содержащиеся в свидетельстве о регистрации индивидуального предпринимателя, справка об отсутствии задолженности перед бюджетом Республики Беларусь;
• в случае пенсионеров - данные, указанные в пенсионном удостоверении;
• данные, подтверждающие наличие достаточного количества финансовых средств на поездку (выписка из банковского счета с движением средств за 3 месяца и иные документы, подтверждающие финансовую состоятельность);
• данные об оплате консульского сбора.

Цель обработки персональных данных:

- выполнение Оператором заключенного договора с Заявителем в целях оформления документов для подачи заявления на получение визы, разрешения или иного проездного документа.

Правовое основание обработки персональных данных:

- согласие Заявителя - для сбора специальных персональных данных (фотография, отпечатки пальцев), договор - для остальных персональных данных Заявителя. В случаях отказа Заявителя в предоставлении согласия, отзыва ранее предоставленного согласия ООО «БЛС Солюшинс» не сможет оказать услугу Заявителю в рамках заключенного договора.

Срок обработки персональных данных Заявителей:

- персональные данные Заявителя, включая специальные персональные данные подавшего документы на получение визы Словацкой Республики, Республики Португалия удаляются сразу, как только документы доставлены в консульство, за исключением: фамилии, имени, контактных данных (номер телефона, E-mail), номера паспорта, которые удаляются сразу по возвращении документов из консульства и передаче Заказчику;

персональные данные Заявителя, включая специальные персональные данные Заявителя, подавшего документы на получение визы Королевства Испании, удаляются в момент возврата документов Заказчику.

Данные, совпадающие с данными визовых анкет, удаляются из систем Организации после выдачи паспорта Заявителю. Документы, содержащие иные данные (банковские финансовые гарантии, страховка, и т.д.), передаются консульству или Заявителю после получения Оператором без сохранения в информационных системах компании.

В рамках рассмотрения обращений (жалоб), Оператор хранит контактные данные и иную предоставленную информацию в течение срока, необходимого для разрешения вопроса.

В целях выполнения законодательных актов Республики Беларусь, договорных обязательств, Оператор хранит некоторые виды персональных данных в течение периода времени, предусмотренного законодательными актами (резюме соискателей, счета-фактуры в соответствии с налоговым законодательством и т.д.).

Уполномоченные лица при обработке персональных данных:

- общество с ограниченной ответственностью «Муруд Логистик», общество с ограниченной ответственностью «АВТОЛАЙТ ЭКСПРЕСС» осуществляют доставку документов на рассмотрение выдачи виз стран Шенгенского соглашения (данные юридические лица не имеют непосредственного доступа к персональным данным, указанным в документах для выдачи визы).

Трансграничная передача персональных данных:

- Оператор, выполняя комплекс действий по обработке персональных данных, сортировке документов, внесению в информационную систему данных для оформления краткосрочных виз под различные цели поездки, доставке документов в (из) соответствующих Консульств, передаче биометрических данных в Консульства и т.д. осуществляет трансграничную передачу персональных данных субъектов на территорию иностранных государств.

Перед осуществлением трансграничной передачи персональных данных субъектов Оператор обязуется предпринять нижеследующие действия:

- определяет, входит ли такая страна в перечень иностранных государств утвержденный уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, обеспечивающих надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных;

- определяет, входит ли такая страна в страны-участницы «Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных», принятой в г. Страсбурге 28.01.1981 о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных;

- убеждается в том, что имеются договорные отношения с официальными представителями иностранных посольств и/или консульств, куда осуществляется передача персональных данных, которые приняли технические и организационные меры по защите персональных данных Заявителей, а также правовую основу и цели обработки персональных данных Заявителей;

- убеждается в том, что трансграничная передача данных не является избыточной и соответствует цели передачи, предусмотренной настоящим Положением, а также иным требованиям законодательства Республики Беларусь о защите персональных данных.

Персональные данные могут быть переданы Оператором следующим категориям субъектов:

- компаниям, предоставляющим услуги хостинга в адрес ООО «БЛС Солюшинс» и компаниям, с которыми у ООО «БЛС Солюшинс» заключены договоры на оказание услуг по предоставлению доступа к программному обеспечению;

- посольствам (консульствам) стран Шенгенского соглашения в рамках подачи документов на получение визы.

На момент утверждения настоящего Положения трансграничная передача данных осуществляется в:

- генеральное консульство Королевства Испании в Москве, расположенное по адресу: Российская Федерация, 1150545, г. Москва, пер. Стремянный, 31/1;

- консульство Словацкой Республики, расположенное по адресу: Республика Беларусь, 220030, г. Минск, ул. Володарского, д. 6, 3 этаж. Основания для трансграничной передачи персональных данных Заявителя:

- согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных - в соответствии с пунктом 3 статьи 4 и пунктом 2 статьи 8 Закона;

- иные основания для обработки персональных данных, указанные в статье 6 Закона.

Способом обработки персональных данных при трансграничной передаче является автоматизированная обработка с передачей данных по сети Интернет, а также доставкой документов курьерской службой, с принятием необходимых правовых, организационных и технических мер защиты.

Оператор не осуществляет трансграничную передачу персональных данных Заявителя в страны, не обеспечивающие надлежащую защиту прав субъектов персональных данных.

ГЛАВА 3

ПРАВА СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ И ОБЯЗАННОСТИ ОПЕРАТОРА

Оператор и субъект персональных данных имеют соответствующие права и обязанности при обработке персональных данных субъекта.

Оператор обязан:

разъяснять субъекту персональных данных его права, связанные с обработкой персональных данных;

получать согласие субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Законом и иными законодательными актами;

обеспечивать защиту персональных данных в процессе их обработки;

предоставлять субъекту персональных данных информацию о его персональных данных, а также о предоставлении его персональных данных третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных Законом и иными законодательными актами;

вносить изменения в персональные данные, которые являются неполными, устаревшими или неточными, за исключением случаев, когда иной порядок внесения изменений в персональные данные установлен законодательными актами либо если цели обработки персональных данных не предполагают последующих изменений таких данных;

прекращать обработку персональных данных, а также осуществлять их удаление или блокирование (обеспечивать прекращение обработки персональных данных, а также их удаление или блокирование уполномоченным лицом) при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом и иными законодательными актами;

уведомлять уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о нарушениях систем защиты персональных данных незамедлительно, но не позднее трех рабочих дней после того, как оператору стало известно о таких нарушениях, за исключением случаев, предусмотренных уполномоченным органом по защите прав субъекта персональных данных;

осуществлять изменение, блокирование или удаление недостоверных или полученных незаконным путем персональных данных субъекта персональных данных по требованию уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных, если иной порядок внесения изменений в персональные данные, их блокирования или удаления не установлен законодательными актами;

исполнять иные требования уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных об устранении нарушений законодательства о персональных данных;

выполнять иные обязанности, предусмотренные настоящим Законом и иными законодательными актами.

Права субъекта персональных данных:

- право на отзыв согласия субъекта персональных данных (субъект персональных данных вправе в любое время без объяснения причин отозвать свое согласие посредством подачи Оператору заявления в порядке, установленном статьей 14 Закона, либо в форме, посредством которой получено его согласие;

- право на получение информации, касающейся обработки персональных данных, и изменение персональных данных (субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных, содержащей:

наименование (фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется)) и место нахождения (адрес места жительства (места пребывания)) оператора;

подтверждение факта обработки персональных данных оператором (уполномоченным лицом);

его персональные данные и источник их получения; правовые основания и цели обработки персональных данных; срок, на который дано его согласие;

наименование и место нахождения уполномоченного лица, которое является государственным органом, юридическим лицом Республики Беларусь, иной организацией, если обработка персональных данных поручена такому лицу;

иную информацию, предусмотренную законодательством;

- право на получение информации о предоставлении персональных данных третьим лицам (субъект персональных данных вправе получать от Оператора информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам один раз в календарный год бесплатно, если иное не предусмотрено настоящим Законом и иными законодательными актами.

Для получения информации, указанной в части первой настоящего пункта, субъект персональных данных подает заявление Оператору в порядке, установленном статьей 14 Закона.

- право требовать прекращения обработки персональных данных и (или) их удаления (субъект персональных данных вправе требовать от Оператора бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом и иными законодательными актами).

Для реализации указанного права субъект персональных данных подает оператору заявление в порядке, установленном статьей 14 Закона.

- право на обжалование действий (бездействия) и решений оператора, связанных с обработкой персональных данных (субъект персональных данных вправе обжаловать действия (бездействие) и решения Оператора, нарушающие его права при обработке персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в порядке, установленном законодательством об обращениях граждан и юридических лиц).

Принятое уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных решение может быть обжаловано субъектом персональных данных в суд в порядке, установленном законодательством.

ГЛАВА 4

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Во всем ином, что не урегулировано настоящей Политикой, применяются положения локальных правовых актов организации и действующего законодательства Республики Беларусь.

Организация вправе вносить изменения и (или) дополнения в Политику в любое время.

Настоящая Политика вступает в силу с момента ее утверждения директором организации.